Informasi Data PPID

Pendokumentasian Informasi

Pendokumentasian informasi adalah kegiatan penyimpanan data dan informasi, catatan dan/atau  keterangan yang dibuat dan/atau diterima oleh OPD di lingkungan Pemerintah Kota Bontang guna membantu PPID dalam melayani permintaan informasi. Pendokumentasian informasi dilaksanakankan sesuai dengan peraturan perundang-undangan bidang kearsipan dan peraturan di bidang persuratan yang berlaku di lingkungan Pemerintah Kota Bontang.

Tahapan dalam pendokumentasian informasi meliputi ;

1. Deskripsi informasi    : Setiap OPD membuat ringkasan untuk masing-masing jenis informasi
2. Verifikasi informasi   : Setiap informasi diverifikasi sesuai dengan jenis kegiatannya
3. Otentikasi informasi : Dilakukan untuk menjamin keaslian informasi melalui validasi informasi oleh setiap satuan kerja
4. Kodefikasi informasi : 
   1. Untuk mempermudah pencarian informasi yang dibutuhkan
   2. Metode pengkodean ditentukan oleh masing-masing satuan kerja
5. Penataan dan penyimpanan Informasi
6. Pelayanan Informasi
   1. Mekanisme Pelayanan Informasi
   2. Langkah-langkah dalam mekanisme pelayanan informasi ;
      1. Pemohon informasi publik mengajukan permintaan informasi kepada PPID
      2. Pejabat PPID menerima permohonan informasi
      3. PPID melakukan pencatatan permintaan informasi dari pemohon untuk kepentingan tertib  Administrasi. Untuk mempermudah masyarakat dalam meminta informasi publik, PPID  menyiapkan formulir permintaan informasi, yang terdiri dari ;
         1. Nomor formulir (Nomor pendaftaran)
         2. Nama pemohon informasi
         3. Alamat dan nomor telepon pemohon informasi (foto copy KTP)
         4. Subyek dan keterangan informasi yang diminta
         5. Alasan permintaan informasi
         6. Nama pengguna informasi
         7. Alamat dan nomor telepon pengguna informasi (foto copy KTP)
         8. Alasan penggunaan informasi
         9. Format dan cara pengiriman
         10. Nama dan tanda tangan PPID
         11. Tanggal diterimanya permohonan informasi
         12. Cap PPID
      4. Pemberian tanda bukti permohonan informasi kepada pemohon informasi
      5. Petugas pelayan informasi wajib melakukan konfirmasi kepada pemohon informasi mengenai kebenaran data pemohon dan pengguna informasi
      6. Apabila pada saat konfirmasi dilakukan ditemukan ketidak sesuaian data pemohon dan     pengguna, maka petugas pelayan informasi berhak untuk tidak melayani permintaan informasi
      7. Selambat-lambatnya dalam waktu 10 (sepuluh) hari kerja sejak permohonan diterima oleh kantor PPID, maka PPID wajib menanggapi permintaan informasi melalui pemberitahuan tertulis. Pemberitahuan itu meliputi permintaan informasi diterima, permintaan informasi ditolak, dan perpanjangan waktu pemberitahuan permohonan diterima atau ditolak.
      8. Jika PPID membutuhkan perpanjangan waktu, maka selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari  kerja sejak tanggapan pertama diberikan, PPID harus memberitahukan secara tertulis apakah pemintaan informasi dapat dipenuhi atau tidak.
      9. Jika permintaan informasi diterima, maka dalam surat pemberitahuan juga dicantumkan materi Informasi yang diberikan, format informasi, apakah soft copy atau data tertulis, biaya yang dibutuhkan. Bila permintaan informasi ditolak, maka dalam surat pemberitahuan dicantumkan alasan penolakan berdasarkan Undang- undang KIP.
      10. Jika permintaan informasi ditolak, pemohon dapat mengajukan keberatan kepada atasan PPID Komisi Informasi Provinsi, Pengadilan Tata Usaha Negara, dan Mahkamah Agung sebagai Upaya terakhir.
      11. Pendokumentasian permintaan informasi dan pelaporan pelayanan semua permintaan informasi baik yang melalui media elektronik, tidak tertulis maupun yang Tertulis harus bias didokumentasikan.