MEKANISME PENGUMPULAN, PENGKLASIFIKASIAN, PENDOKUMENTASIAN DAN PELAYANAN INFORMASI PUBLIK.
Pengumpulan Informasi
Beberapa hal yang harus diperhatikan oleh setiap OPD di lingkungan Pemerintah Daerah Kota Bontang dalam kegiatan pengumpulan informasi adalah ;
Pengumpulan informasi merupakan aktivitas penghimpunan kegiatan yang telah, sedang dan yang akan dilaksanakan oleh setiap satuan kerja
- Informasi yang dikumpulkan adalah informasi yang berkualitas dan relevan dengan tugas pokok dang fungsi masing-masing OPD
- Informasi yang dikumpulkan dapat bersumber dari pejabat dan arsip, baik arsip statis maupun dinamis
- Pejabat yang dimaksud dalam butir c merupakan pejabat yang bertanggungjawab dalam pelaksanaan tugas pokok dan fungsi di satuan kerjanya, sedangkan arsip statis dan dinamis merupakan arsip yang terkait dengan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi satuan kerja yang bersangkutan.
- Penyediaan informasi dilaksanakan dengan memperhatikan tahapan sebagai berikut ;
1). Mengenali tugas pokok dan fungsi satuan kerjanya
2). Mendata kegiatan yang dilaksanakan oleh satuan kerjanya
3). Mendata informasi dan data yang dihasilkan
4). Membuat daftar jenis-jenis informasi dan dokumen
Komponen utama yang perlu disiapkan dalam pengelolaan dan pelayanan informasi dan dokumentasi meliputi ;
- Organisasi /Kelembagaan
- Kebijakan dan Peraturan Daerah terkait
- Sumber Daya Manusia
- Program dan Kegiatan
- Anggaran dan Dokumen Pelaksanaan Anggaran yang meliputi unsur program dan kegiatan
- Sarana dan prasarana serta sistem Informasi ( IT )
- Daftar informasi yang wajib tersedia setiap saat
- Daftar informasi yang Wajib disediakan dan diumumkan secara berkala
- Daftar informasi yang wajib diumumkan secara serta merta
- Daftar informasi yang dikecualikan
Page 6 of 9
